Aankoop kassa: waar je bij het kopen op let

Wat je koopt als je een kassa koopt

Die vijf worden zelden in één prijs geoffreerd en horen wel in één som. Vraag daarom niet wat de kassa kost maar wat het eerste jaar kost, inclusief betaalkosten, en wat het tweede jaar kost als de aanschaf erbuiten valt.

Waar dat bedrag verder uit is opgebouwd en wat een winkel op het erf duurder maakt, staat op de pagina over de prijs van een gesloten kassasysteem.

Begin bij je drukste tien minuten

Niet bij de functielijst maar bij je eigen toonbank. Schrijf op wat er gebeurt tussen "ik wil dit" en "ik heb betaald", op het drukste moment van je week, en tel de handelingen.

Dat lijstje is je programma van eisen. Alles wat een systeem daaraan toevoegt zonder een handeling weg te halen, is voor jou geen verbetering maar een extra scherm.

Neem in dat lijstje ook de dingen op die niet elke dag gebeuren maar wel altijd fout gaan: een klant die halverwege iets terugneemt, een bon die opnieuw moet, een bestelling die al vooruit betaald is, een collega die de prijs niet weet.

Laat iemand anders de demonstratie doen

Dit is de goedkoopste test die er is en hij wordt bijna nooit gedaan. Vraag bij een demonstratie of jouw medewerker het mag proberen, zonder uitleg vooraf.

Een verkoper die het systeem elke dag laat zien, doet alles in de juiste volgorde. Wat je wilt weten is wat er gebeurt als iemand dat níet doet: verkeerd aantal, verkeerd artikel, per ongeluk afgerekend, halverwege stoppen. Kijk hoeveel handelingen het kost om dat recht te zetten, en of het spoor van die correctie zichtbaar blijft.

Uit de jaren aan software waar een fout niet mocht voorkomen, houden wij één gewoonte over: eerst kijken wat er misgaat als iemand het verkeerd invult. Die vraag zegt meer over een kassa dan alle mogelijkheden bij elkaar, want de fout van vanmiddag is het verschil in je kas van vanavond.

Werkt hij door als het internet wegvalt

Op een erf is dit geen theoretische vraag. Een systeem dat alleen werkt met verbinding, staat stil op het moment dat de schuur even geen bereik heeft, en dat is precies op zaterdagmiddag.

Vraag dus letterlijk: wat kan ik nog als er geen verbinding is, en wat gebeurt er met die verkopen zodra hij terugkomt. Een goed antwoord is dat je gewoon doorgaat en dat alles daarna zelf bijwerkt. Een slecht antwoord is dat het "meestal niet voorkomt".

Vraag hetzelfde voor het pinnen, want dat is een aparte keten. Een kassa die offline doorwerkt terwijl je pinapparaat dat niet doet, lost je zaterdag niet op.

Je gegevens zijn van jou

De vraag die bij een aankoop nooit wordt gesteld en bij een overstap het meest kost: kom je er weer uit. Je artikelen, je prijzen, je verkoopgeschiedenis en je klantgegevens staan straks in het systeem van iemand anders.

Leg vóór de handtekening vast dat je die gegevens kunt exporteren in een bestand dat je elders kunt inlezen, en dat dat ook geldt als je het contract opzegt. Vraag hoe zo'n bestand eruitziet en vraag om een voorbeeld.

Vraag daarnaast hoe lang je bij die gegevens kunt na afloop. Je hebt ze niet alleen nodig om over te stappen, maar ook om aan je bewaarplicht te voldoen, en die loopt langer door dan een abonnement.

De vragen die je stelt voor je tekent

1. Wat is de opzegtermijn, en zit ik ergens aan vast na het eerste jaar?
2. Hoe vaak is de prijs de afgelopen jaren aangepast?
3. Wat gebeurt er als de tablet of de printer kapotgaat: heb ik binnen een dag vervanging?
4. Wie kan ik op zaterdag bellen, en wat kost dat?
5. Zitten updates erbij, of komen er losse kosten voor nieuwe versies?
6. Kan ik mijn artikelen en verkopen exporteren, en mag ik daar een voorbeeld van zien?
7. Bij welke bedrijven zoals dat van mij draait dit al, en mag ik daar gaan kijken?

De laatste vraag levert het meeste op. Een uur bij iemand die er al een jaar mee werkt, laat je zien wat een demonstratie niet toont: wat er op een drukke dag gebeurt en waar hij inmiddels omheen werkt.

Wat wij hierin anders doen

Wij zijn niet uit de agrarische hoek gekomen maar uit het automatiseren van processen, en onder de motorkap verschilt een kassa nauwelijks van een reserveringssysteem of van het bundelen van een mailstroom. De vakkennis erbovenop komt van de boer zelf; wat wij inbrengen is de vraag waar het proces knapt.

Daarom bouwden we voor een verslokaal op een boerderij een zelfbedieningsapp met bijna honderd producten, waarbij de klant zijn boodschappen pakt, ze in de app kiest en zelf afrekent. Er hoeft niemand achter de kassa te staan. Hoe dat eruitziet voor een winkel op het erf, staat op de pagina over ons kassasysteem voor boerderijwinkels.

Hoe je hier verder mee komt

Ben je aan het kijken naar een kassa en weet je niet waarop je moet vergelijken, dan plannen we een gesprek waarin jij laat zien hoe je het nu doet. Geen presentatie van onze kant. We willen zien wat er op je drukste moment tussen aanwijzen en betalen gebeurt en wat je daarna nog met de hand doet, want daar hangt het antwoord van af.