Abonnementenbeheer voor boerderijwinkels: vaste klanten die vanzelf betalen

Wat er gebeurt als een klant zich aanmeldt

De klant kiest wat hij afneemt en hoe vaak, en geeft daarbij toestemming om het bedrag af te schrijven. Zonder die toestemming kun je niets innen. Dat is de enige stap waarvoor je hem nodig hebt, en het is er één.

Daarna loopt het per periode. Wat hij heeft afgenomen komt op één factuur aan het begin van de volgende maand, en die factuur wordt automatisch geïnd. Bestellingen en facturen blijven terug te zien, dus je kunt een half jaar later nog laten zien wat er wanneer geleverd en betaald is.

Wij bouwden zelf een boekhoudpakket, dus dat is de kant waar wij als eerste naar kijken. Niet naar het aanmelden, maar naar wat er van een vaste afname overblijft als iemand er drie jaar later naar vraagt. Een afspraak die alleen in je hoofd en in een berichtje bestaat, is op dat moment niet terug te vinden.

Wat het kost

Het bedrag is voor elk onderdeel van ons aanbod hetzelfde: €25 per maand per module, tot maximaal €50 per maand, hoeveel modules je ook aanzet. Een module is bij ons een compleet systeem en niet een los onderdeel daarbinnen: het kassasysteem is één module, ook al zitten er een kassa, een voorraad en een bon in. Heb je er drie nodig, dan betaal je dus vijftig euro per maand en niet driemaal vijfentwintig. Zo houden we het betaalbaar, want wij geloven in bestaansrecht voor iedere boer.

Zet je naast het abonnementenbeheer nog iets anders aan, dan loopt het bedrag dus niet verder op dan vijftig euro per maand. Die bovengrens staat er met opzet, want een winkel op een erf hoort niet af te haken op de prijs van het gereedschap.

Zet het naast wat het nu kost. Niet in geld, maar in de avonden waarop je nagaat wie er deze maand nog moet betalen.

Het werk dat verdwijnt is het bijhouden

De inning zelf is het kleinste deel. Het werk zit in de vragen eromheen: wie doet er deze week mee, wie heeft er al betaald, wie is er twee weken op vakantie geweest en wat betekent dat voor zijn factuur.

Dat zijn precies de dingen waarvoor je nu 's avonds achter de computer gaat zitten. Zolang je ze in een spreadsheet bijhoudt, werkt het, en het werkt tot het aantal klanten groeit of tot er iemand anders aan diezelfde lijst komt. Op dat moment bestaan er twee versies van de waarheid en weet niemand meer welke klopt.

Een systeem lost dat niet op door je meer te laten zien. Het lost het op door de vraag te laten vervallen. Als de afname en de inning aan elkaar vastzitten, hoef je niet meer na te gaan of ze nog overeenkomen.

Wat er per winkel anders is

Geen twee pakketregelingen zijn hetzelfde. De een levert een vast pakket op donderdag, de ander laat klanten per seizoen vooruitbetalen, en de derde heeft een handjevol klanten die een half pakket nemen omdat ze met z'n tweeën zijn.

Dat soort dingen krijg je in standaardsoftware niet aan de praat zonder er zelf omheen te werken. Wij stellen het daarom in op de manier waarop jij het al doet, in plaats van dat jij je afname aanpast aan wat er in een scherm past.

Een kerstpakket valt hier buiten. Dat is één piek in december in plaats van een ritme het hele jaar, en daar draait het om samenstellen en versturen. Wat daarbij komt kijken staat op de pagina's over kerstpakketten verkopen, het vullen van die pakketten en het verzenden ervan.

Voor wie het niet is

Vertaald naar een winkel: heb je meerdere vestigingen, een inkoopafdeling en iemand die de administratie als functie heeft, dan is er kant en klare software die dat aankan en die kun je gewoon kopen. Wij zijn er voor de winkel waar de ondernemer zelf de pakketten samenstelt en zelf de facturen naloopt.

Van 'ja' naar 'het draait'

1. Zodra je ons mailt, plannen wij een afspraak met je in.
2. Voor die afspraak sturen wij je een vragenlijst. Die invullen is het enige wat wij van jou vragen; wij gebruiken je antwoorden om de afspraak voor te bereiden.
3. In dat gesprek kijken we mee met hoe je werkt, en daarna stellen wij de software op maat in, passend bij jouw bedrijf. Het invoeren en inregelen doen wij, niet jij.
4. Je hebt daarbij contact met ons zelf, Brent en Glenn, de oprichters.

Hoe je hier verder mee komt

Heb je vaste klanten met een pakket of een oogstabonnement en loopt de inning daarvan nu nog via jouw handen, neem dan contact op. Daarna helpen we je persoonlijk op weg. Er zit geen aanvraagtraject en geen verkoopgesprek tussen.