Voorraad webwinkel: dezelfde voorraad op twee plekken tegelijk

Waarom dit anders is dan een gewone webwinkel

Een webwinkel met een magazijn heeft één plek waar product weggaat en één iemand die het eraf haalt. Jij hebt er twee, en de een weet niet wat de ander deed.

Iemand die in je winkel de laatste twee potten meeneemt, meldt dat niet aan je site. Iemand die online bestelt terwijl jij in de stal bent, meldt dat niet aan je schap. Het aantal dat online staat, is daardoor niet fout maar oud, en dat is een verschil dat je pas merkt bij de bestelling die je niet kunt leveren.

Dat maakt de vraag anders dan bij een gewone webshop. Het gaat er niet om of je voorraadaantallen kloppen op het moment dat je ze invoert, maar of ze blijven kloppen op de momenten dat je er niet naar kijkt.

Wat er gebeurt als twee klanten tegelijk de laatste pakken

Dubbel verkopen is bij vers product de duurste fout die je met een webwinkel kunt maken. Je moet bellen, je moet uitleggen, en de klant die had besteld en gereden heeft, komt niet zomaar terug.

Er zijn drie manieren om het te voorkomen, en welke past hangt af van wat je verkoopt.

1. Eén voorraad met een aantal dat meebeweegt. Een verkoop in de winkel en een bestelling op de site halen van hetzelfde getal af. Dit is de enige vorm waarbij je niets hoeft bij te houden, en de enige die werkt als je de hele week open bent.
2. Een deel apart zetten voor online. Je bepaalt hoeveel er van elk product naar de site mag en houdt dat fysiek apart. Simpel, en het kost je verkoop zodra de winkel wel wil en het apart gezette deel er ligt te wachten.
3. Werken met een bestelvenster. Klanten bestellen tot een vast moment, jij oogst en zet klaar na dat moment. Dan verkoop je niets wat er nog niet is, en dat is bij vers product vaak de beste vorm. Waarom bestelvensters bij vers werken, staat op de pagina over online eten verkopen.

De derde vorm lost het probleem op door het te vermijden, en dat is bij een winkel die niet de hele dag bemand is meestal het verstandigst.

Reserveren is een derde toestand

Zodra iemand vooruit bestelt, is een product niet meer aanwezig en nog niet weg. Die derde toestand is waar het in de praktijk stukloopt: de doos ligt nog in het schap, dus iemand pakt hem.

Gereserveerd product hoort daarom fysiek apart te staan, met de naam erop en de dag waarop het opgehaald wordt. Dat klinkt omslachtig en het is de enige maatregel die ook werkt als jij er die middag niet bent.

Spreek daarnaast af wat er gebeurt als iemand niet komt opdagen. Een bestelling die twee dagen blijft staan is bij vers product geen bestelling meer maar derving, dus zet er een ophaalvenster op en verkoop het daarna gewoon.

Voorraad webwinkel bijwerken: het aantal is zo goed als het moment

Elk aantal dat met de hand wordt bijgewerkt, is juist op het moment van bijwerken en daarna een schatting. Dat is geen kwestie van nauwkeurigheid maar van tijd: tussen twee bijwerkmomenten gebeurt er van alles in je winkel.

Daaruit volgen twee keuzes die het werk klein houden. Zet online alleen wat er altijd is en houd het aantal artikelen klein, want elk extra artikel is elke week opnieuw bijwerken. En laat de site liever zien of iets te bestellen is dan hoeveel er nog ligt, tenzij het aantal vanzelf meebeweegt met je verkoop.

Waar een site en een winkel elkaar verder raken, van prijzen tot bestellingen die je overtypt, staat op de pagina over de keuze tussen een website en een webshop.

Wat online verkopen aan je telling verandert

Een webwinkel maakt van je voorraad een getal dat naar buiten toe iets belooft. Dat is de reden dat losse lijstjes hier eerder knappen dan in een winkel zonder site: in de winkel kun je nog zeggen dat het op is, online heb je het al verkocht.

De praktische maat daarvoor is of een online bestelling en een verkoop aan de toonbank in dezelfde stroom terechtkomen. Zo ja, dan is je telling aan het eind van de week één telling. Zo nee, dan tel je twee keer en trek je het verschil er zelf van af, en dat is precies het avondwerk waar je vanaf wilde.

Wat er bij een verkoop van je voorraad af hoort te gaan en waar dat uit elkaar loopt, staat op de pagina over voorraad en verkoop.

Hoe je hier verder mee komt

Dezelfde voorraad op twee plekken klopt alleen als de winkel en de site uit dezelfde lijst putten. Hoe dat bij ons zit, staat op de pagina over ons kassasysteem.

Verkoop je online en in je winkel uit dezelfde voorraad en werk je de aantallen nu met de hand bij, neem dan contact op. We plannen een gesprek waarin jij laat zien hoe er bij jou besteld wordt, wie het klaarzet en wanneer je bijwerkt. Daarna helpen we je persoonlijk op weg. Er zit geen aanvraagtraject en geen verkoopgesprek tussen.